Dans le monde professionnel interconnecté qui est le nôtre aujourd’hui, gérer le risque tiers est plus essentiel que jamais. Les entreprises se reposent de plus en plus sur des fournisseurs, des prestataires de services et des tiers en général pour fonctionner. Cependant, chacun de leurs partenaires externes introduit des risques potentiels qui peuvent les affecter de différentes façons, de leur conformité à leur réputation en passant par la sécurité et la protection des données personnelles. Gérer et mesurer efficacement ces risques est essentiel pour protéger votre organisation contre les perturbations, les violations de la conformité et les pertes financières.

Un contexte pour la gestion des tiers en perpétuelle évolution

Aux États-Unis, les directives du département de la Justice (DOJ) soulignent la nécessité de surveiller en continu et précisément les relations avec les tiers. Une approche par des évaluations statiques ne répond plus aux besoins. Il faut plutôt miser sur une gestion des risques en continu, tout au long du cycle de vie de la relation avec le tiers. Cette évolution souligne l’importance d’intégrer la gestion des tiers dans les activités courantes de votre entreprise plutôt que de la traiter comme une tâche ponctuelle.

Étapes clés pour gérer et mesurer la gestion des tiers

1. Diligence raisonnable initiale et revue

Comprendre son environnement tiers est la première étape. Faire une première diligence raisonnable permet de hiérarchiser les relations avec les différents tiers pour identifier ceux qui nécessiteront le plus d’attention. Voici les étapes à suivre :

• identifier et hiérarchiser les tiers : tous les tiers ne présentent pas le même niveau de risque. Évaluez chaque relation en fonction de facteurs tels que la stabilité financière du tiers, son historique de conformité et son impact sur vos activités.

• adapter la diligence raisonnable : le département de la justice américain en particulier a mis l’accent sur la nécessité d’une « diligence raisonnable basée sur les risques ». Cela signifie que vos évaluations des tiers doivent être adaptées au niveau de risque spécifique associé.

• revoir et affiner : si vous déterminez qu’un grand nombre de tiers sont prioritaires, affinez vos critères pour gérer ces relations plus efficacement.

2. Évaluation du risque

Une fois les vérifications de diligence raisonnable initiales effectuées, l’étape suivante consiste à exécuter les workflows d’évaluation des risques :

• mettre en œuvre les indicateurs clés de risque (KRI) : mesurez l’exposition réelle au risque avec des KRI pour vous assurer que les tiers à haut risque sont surveillés en continu.

• effectuer les évaluations appropriées : utilisez les informations recueillies pour trier les relations avec vos tiers et concentrez-vous sur celles qui présentent le risque le plus élevé.

• allouer les ressources efficacement : avec des ressources limitées, donnez la priorité à vos tiers les plus à risque pour faire une diligence raisonnable et une surveillance approfondies.

3. Reporting continu sur le risque tiers

Les évaluations initiales ne suffisent pas à une gestion efficace des risques. Il est essentiel de mettre en place une surveillance et un reporting en continu :

• surveillance systématique : faites régulièrement des revues des programmes de conformité, des transactions financières et des autres métriques pertinentes pour vous assurer que les tiers adhèrent aux normes convenues.

• reporting détaillé : tenez des registres détaillés de toutes les interactions avec des tiers, notamment les contrôles de conformité et les évaluations des risques, pour obtenir une vue complète de chaque relation. 

• KPI pour la réussite : suivez les métriques telles que le temps de détection et le temps d’atténuation des risques et les coûts globaux de gestion des risques pour évaluer l’efficacité de votre programme de gestion des risque tiers.

Mettre en œuvre une stratégie holistique de gestion des tiers

La gestion efficace du risque tiers nécessite une approche unifiée à l’échelle de l’organisation. De nombreuses entreprises opèrent toujours avec des services cloisonnés qui gèrent les différents aspects des relations avec les tiers. Cette approche fragmentée peut entraîner des inefficacités et des angles morts.

Les avantages d’une approche unifiée

• Cohérence entre évaluations : un processus unique et intégré garantit que toutes les évaluations de tiers sont basées sur les mêmes critères, réduisant ainsi la redondance et améliorant la précision.

• Efficacité de l’intégration des tiers : rationalisez le processus d’intégration en évitant les évaluations et les questionnaires multiples.

• Vue complète sur le risque : obtenez une image complète des risques liés aux tiers, ce qui aide à identifier et à traiter les éventuels problèmes plus efficacement.

Bonnes pratiques pour une gestion efficace du risque tiers

Pour gérer le risque tiers dans l’ensemble de votre entreprise, prenez en compte les bonnes pratiques suivantes :

• nommez un responsable global pour la gestion des tiers : cette personne ou cette équipe supervisera tous les aspects de la gestion du risque tiers, garantissant une stratégie cohérente et une coordination efficace entre les services.

• développez une approche complète sur tout le cycle de vie : mettez en œuvre un processus complet de gestion du cycle de vie qui comprend une diligence raisonnable initiale, une surveillance continue et des réévaluations régulières.

• utilisez des outils automatisés : exploitez la technologie pour rationaliser les évaluations, surveiller la conformité et générer des rapports, en améliorant ainsi l'efficacité et la précision.

Et après ?

La gestion et la mesure du risque tiers constituent une composante complexe mais essentielle des opérations commerciales modernes. En adoptant une approche systématique et intégrée, vous pouvez atténuer efficacement les risques, assurer la conformité et mettre votre organisation à l’abri de potentielles perturbations. Mettez l’accent sur la surveillance continue, la diligence raisonnable basée sur les risques et la gestion holistique pour créer un cadre de référence solide de gestion des risques tiers qui soutient vos objectifs commerciaux et garantit votre réputation.

Actions à entreprendre :

• passer vos pratiques actuelles de gestion du risque tiers en revue : évaluez comment votre organisation gère actuellement le risque tiers et identifiez les domaines à améliorer.

• mettre en œuvre les bonnes pratiques clés : adoptez les stratégies décrites pour améliorer vos efforts de gestion du risque tiers.

• être au fait des changements réglementaires : assurez-vous que vos pratiques de gestion des risques restent conformes aux dernières exigences réglementaires et normes du secteur.

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